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CIR : avez-vous pensé à ces pistes d’optimisation ?

” Valorisation, optimisation, prestataires agréés, justification du caractère R&D, sous-traitance, projets internes, auto-entrepreneurs…”

Lorsque vous cherchez à valoriser ou à déterminer quel(s) salarié(s) retenir dans l’assiette de votre CIR, il ne faut pas vous focaliser sur la possession d’un diplôme particulier ou à l’appartenance à un service R&D. Vous devez partir de votre projet R&D et voir parmi les salariés rattachés à ce projet si leur contribution était importante ou non.

La valorisation des fonctions supports et commerciales

D’après le guide 2018 du Crédit Impôt Recherche paru en novembre 2018, seuls les chercheurs, les techniciens et ingénieurs peuvent être pris en compte dans les dépenses de personnel. Il est toutefois  possible d’inclure les fonctions supports (commerce, marketing…) pour peu que leurs connaissances soient bien mises à contribution dans le cadre d’une opération R&D, laquelle se distingue de leurs tâches habituelles.

La valorisation des techniciens de recherche

La notion de technicien de recherche est (enfin) entendue de manière large par la jurisprudence et même par l’administration fiscale !

Dans la notion de technicien de recherche, il ne faut pas se limiter à la possession d’un diplôme comme c’était le cas auparavant. L’administration fiscale exigeait en effet un niveau Bac+2 en science minimum pour pouvoir valoriser les salariés dans cette catégorie de personnel de recherche.

Dorénavant, l’administration fiscale en a pris acte dans sa doctrine puisqu’elle ne fait plus notion de la possession d’un diplôme en particulier ou à une connaissance dans le domaine scientifique.

Peu importe la qualification du technicien de recherche retenu, la nature de sa tâche prime désormais : il faut ainsi être en mesure de démontrer l’objet de sa contribution indispensable au sein du projet R&D et son étroite collaboration avec les chercheurs.

La valorisation des stagiaires et apprentis

Suite à une décision de la Cour administrative d’appel de Versailles de 2014, des stagiaires en fin de cycle ingénieur peuvent également être pris en compte dans les dépenses de personnels en R&D (décision BOFIP) !

Dès lors qu’on démontre au même titre que les équipes techniques, leur participation effective et leur valeur ajoutée au projet de R&D, ils sont éligibles. Il ne faut pas s’arrêter aux stagiaires, vous pouvez également prendre en compte les apprentis et les VIE.

La rédaction d’un dossier technique / justificatif complet

Des heures entières à rédiger des fiches projets pour décrire une année de travaux… ça vous rappelle quelque chose ?

Le dossier technique est la bête noire d’un bon nombre de chefs de projets, et pour cause ! La justification technique est un exercice qui peut se révéler être très chronophage s’il n’est pas anticipé.

Qu’il s’agisse de décrire le CIR d’une PME, d’une ETI ou d’une grande entreprise, l’objectif du dossier technique est de justifier les dépenses exposées au titre du CIR. Il doit permettre à un expert du Ministère de la Recherche, lors d’un contrôle, d’apprécier le travail R&D réalisé par l’entreprise et de s’assurer que les critères d’éligibilité sont bien remplis chaque année.

Au-delà du formalisme du document, c’est bien le fond qui doit être soigné. La justification doit mettre en lumière les critères d’éligibilité par :

•L’appréciation des verrous scientifiques et/ou technologiques pour la réalisation d’une opération de R&D,

« À noter, qu’un échec ou l’abandon d’un projet n’est pas rédhibitoire à son éligibilité. »

Un écart immense existe entre les balbutiements de la gestion de projet d’une JEI (Jeune Entreprise Innovante) et la multiplication des rapports de formalisation et d’archivage d’une organisation plus importante et pourtant… toutes rencontrent les mêmes difficultés à constituer les dossiers techniques.

L’exercice de justification est d’autant plus difficile que son contenu s’éloigne souvent des outils traditionnels de gestion de projets. Nous ne pouvons que conseiller à tous de faire entrer les spécificités du CIR dans la démarche de gestion de projet, de façon à maîtriser au cours du temps les opérations ouvrant droit au CIR.

L’optimisation des dépenses de sous-traitance

L’enjeu de la sous-traitance va être de justifier le caractère R&D des opérations qui sont sous-traitées à retenir dans l’assiette du CIR.

•Un donneur d’ordre, qui sous-traite une opération de recherche auprès d’un organisme de recherche privé, doit d’abord s’assurer que cet organisme est agréé au titre du CIR (délivré par le MESRI). Attention aux entreprises installées au Royaume-Uni (Brexit) dont l’agrément ne devrait plus être effectif à compter du 1er février 2020.

•Ensuite, il doit s’assurer dans la rédaction du cahier des charges, dans la rédaction du contrat de sous-traitance mais également dans la remise des livrables, que le caractère R&D de l’opération qui a été sous-traitée ressort explicitement à titre individuel.

Ces justifications sont aussi valables pour les prestations qui sont confiées à des laboratoires de recherche publics.

L’agrément du prestataire au titre du CIR par le MESRI

Lorsque vous contractez avec un sous-traitant, vous devez vous assurer qu’il a eu la décision d’agrément et qu’il est bien sur la liste publiée par le ministère. Le prestataire doit être agréé lors de la signature du contrat avec le donneur d’ordre, ce qui confère l’éligibilité de toutes les factures qui lui sont relatives, même celles qui seraient adressées postérieurement au délai de l’agrément.

Certaines prestations de R&D peuvent ne pas être retenues uniquement par manque de vérification préalable de l’agrément du sous-traitant.

La justification du caractère R&D de l’opération

Le donneur d’ordre doit s’assurer que les travaux confiés à son prestataire :

•seront bien pris en considération ;

•qu’il pourra les justifier en cas de contrôle.

Attention, ce n’est pas le sous-traitant qui sera contrôlé mais bien le donneur d’ordre. 

Ces justifications doivent s’inscrire dans une démarche proactive, auprès des services achats par exemple. Ces derniers peuvent mettre en place une grille qui permettrait de privilégier la sous-traitance auprès de laboratoires de recherche publics dans un premier temps (puisque leur facture peut être retenue pour le double de leur montant dans l’assiette CIR) et ensuite auprès d’organismes privés agréés (au sein de l’UE).

Optimiser les dépenses de sous-traitance en tant que preneur d’ordre

Lorsqu’ils déclarent du CIR sur les projets qu’ils mènent en propre et qu’ils réalisent des opérations de R&D pour le compte de tiers, les critères d’éligibilité du MESRI indiquent que les sous-traitants doivent déduire de leur assiette CIR « le montant des dépenses qu’ils refacturent à leur donneur d’ordre, lorsqu’ils sont agréés uniquement ».

Dans ce cas, il est nécessaire de vérifier le contrat et la nature exacte de la prestation. Si ces derniers ne font pas apparaître la notion d’opération de recherche nettement individualisée, il n’y a pas lieu pour le preneur d’ordre de déduire la facture correspondante. C’est une piste d’optimisation qui peut contribuer à valoriser davantage les dépenses !

Très logiquement, l’administration sera beaucoup moins regardante sur des travaux venant du public. Elle sera par contre plus exigeante avec la sous-traitance privée.

Valorisation des dépenses pour des projets R&D internes

Ce n’est pas parce que vous réalisez des opérations de R&D pour le compte de tiers que vous ne pouvez pas valoriser les produits de R&D que vous menez en interne pour votre compte propre dans le cadre du CIR. Toute société qui répond aux critères (société qui mène une activité commerciale, artisanale ou industrielle et soumise à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC et étant imposée d’après son bénéfice réel) peut déclarer du CIR.

En revanche, si vous êtes agréé et que vous refacturez une partie des dépenses de R&D que vous réalisez, vous devez déduire de l’assiette de CIR cette côte part de dépense refacturée. Ainsi, cela peut inhiber vos propres enjeux sur le dispositif.

Statut auto-entrepreneur et déclaration de CIR

Un auto-entrepreneur ne peut pas bénéficier du CIR car son statut ne relève pas d’un régime réel d’imposition. Il relève en effet d’un sous-régime d’imposition, exclu du champ d’application du CIR.

Pour pouvoir en bénéficier, il peut se transformer en société ou en entreprise individuelle (ou encore expert individuel pour faire bénéficier une entreprise de ses conseils). Il pourrait ainsi se faire agréer par le MESRI en tant qu’individu et facturer pour le compte de société. 

A retenir

Il est rappelé que la doctrine administrative conditionne l’éligibilité des dépenses de sous-traitance au fait que la prestation corresponde à des opérations de R&D nettement individualisées. Il appartient au donneur d’ordre de s’assurer que son prestataire est agréé au titre du CIR en demandant systématiquement la transmission d’une attestation d’agrément récente

En résumé, GAC vous sensibilise sur quatre points :

Préconisation n°1 : Réunir tous les éléments justificatifs

L’Administration fiscale sollicite de nombreux justificatifs pour vérifier la réalité des prestations ainsi que le caractère R&D de ces dernières. Il est souvent difficile de réunir l’ensemble des éléments lors du déclenchement d’un contrôle fiscal 2-3 ans après la valorisation et particulièrement les livrables des sous-traitants.

Pour cette raison, il est important de réunir tous les éléments justificatifs au fur et à mesure, afin de les tenir à disposition de l’Administration, en cas de demande.

À titre informatif, voici une liste des éléments qu’il convient impérativement de consigner :

•Les factures qui permettent de vérifier la réalité des montants valorisés

•Les contrats de sous-traitance qui permettent à l’Administration de vérifier le type de relation contractuelle, les conditions financières prévues et surtout l’intention du donneur d’ordre de confier une prestation de R&D.

•Les livrables des sous-traitants/cahiers des charges qui permettent à l’Administration de vérifier le contenu de la prestation et notamment l’existence de difficultés techniques caractérisant la R&D.

Préconisation n°2 : Demander au sous-traitant un livrable décrivant les travaux réalisés

Il convient de systématiquement demander au sous-traitant de communiquer un livrable explicitant les travaux réalisés dans le cadre des prestations qui lui ont été sous-traitées. Ce livrable doit mettre en avant les critères R&D, notamment les caractères de nouveauté et d’incertitudes techniques.

Préconisation n°3 : Rattacher les prestations aux projets valorisés

Il convient impérativement de rattacher les prestations aux différents projets valorisés par la société, dès la valorisation

Préconisation n°4 : Porter une attention particulière aux intitulés des contrats et factures

Il convient de mettre en avant le caractère R&D des opérations sous-traitées dans l’objet du contrat de sous-traitance ainsi que dans l’intitulé des factures, où il s’agira de spécifier sur quel verrou le prestataire est mandaté. 

LIVRE BLANC – CRÉDIT IMPÔT RECHERCHE 2019

Vous découvrirez dans ce Livre Blanc, co-écrit avec le Responsable du CIR au Ministère de l’Enseignement Supérieur (pdt + 25 ans) et de la Recherche et deux Directeurs Innovation, l’essentiel à savoir pour déclarer sereinement .

A retenir

Le Crédit Impôt Recherche est un dispositif  fiscal : sa justification est factuelle. Ainsi, il faut être en mesure de prouver que les dépenses engagées et retenues dans l’assiette du CIR se rattachent bien à des opérations de R&D.

La traçabilité des projets est très importante et permet également d’en optimiser la gestion, notamment en cas de turnover des salariés clés.

La veille technologique est un outil, et donc une dépense éligible au CIR. Elle est prise en charge jusqu’à 60 000 euros et permet de valoriser en premier lieu l’achat de publications techniques ainsi que la participation à des conférences, lesquelles contribuent à enrichir l’état des connaissances de l’entreprise et à confirmer le besoin d’engager des travaux de R&D en cas de manquements établis. Elle vous permet ainsi de constituer l’état de l’art, « la pierre angulaire » de votre dossier justificatif.

L’expérience et la maîtrise de cabinets de conseil respectés et respectables peuvent contribuer plus sereinement à la constitution de dossiers solides en vue de contrôle du ministère de la recherche.